Trabajar con documentos PDF y Word: soluciones alternativas
Trabajar con documentos en formato PDF es bastante sencillo debido a su estandarización y la amplia variedad de programas y aplicaciones disponibles. Sin embargo, cuando se trata de archivos de Word, es necesario contar con programas más específicos para abrirlos, incluso si no tenemos instalados Word ni Office en nuestra computadora. Afortunadamente, existen varias soluciones alternativas para estas situaciones.
Microsoft Office: la opción principal
Word es el procesador de texto de la suite Microsoft 365 (anteriormente conocida como Microsoft Office). Los archivos generados en esta aplicación se guardan con la extensión .DOC o .DOCX. La forma más conveniente de abrir y editar estos archivos es utilizando el propio procesador de texto de Word. Sin embargo, es posible que no tengas Word instalado en tu computadora o que estés trabajando en otro dispositivo que no sea tu equipo habitual. En estos casos, hay diversas soluciones alternativas disponibles.
Otras versiones de Office
Microsoft Office presenta dos alternativas para abrir, editar y crear documentos de Word sin tener que tener el programa instalado localmente en tu disco duro. Esto se debe a la necesidad de adaptarse a las nuevas formas de trabajo móvil, donde cualquier dispositivo, ya sea una laptop, una tablet o un smartphone, permite trabajar desde cualquier lugar del mundo sin depender de una computadora de escritorio. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet para poder trabajar con Word y abrir tus proyectos desde cualquier dispositivo.
Versión en línea
Microsoft Office cuenta con su propia versión en línea, que te permite acceder a sus aplicaciones desde cualquier navegador web. Esto significa que no importa si estás utilizando un equipo con Windows, macOS o Linux. Simplemente inicia sesión en tu cuenta de Microsoft OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube.
Una vez que hayas ingresado a tu cuenta de OneDrive, solo necesitarás hacer clic en el botón “Cargar” o “Upload” para seleccionar el archivo de Word que deseas abrir. El archivo se cargará en la nube y en pocos segundos podrás visualizarlo en pantalla con todas las opciones de edición disponibles, al igual que si estuvieras trabajando con una copia local de Word.
OneDrive es compatible con la suite completa de Microsoft 365, lo que significa que podrás abrir no solo archivos DOC y DOCX de Word, sino también archivos XLS y XLSX de Excel, PPT y PPTX de PowerPoint, documentos de Microsoft OneNote y archivos de texto sin formato TXT. Una vez que hayas terminado de visualizar o de trabajar en el proyecto, simplemente haz clic en el nombre del archivo que se encuentra en la barra superior.
Creación de documentos en línea
Si deseas crear un documento DOC o DOCX directamente desde la versión en línea de Word, deberás seleccionar la sección “Archivos” en la barra de menú lateral izquierda de OneDrive y luego hacer clic en “+ Nuevo” para elegir Word.
Con estas soluciones alternativas, podrás trabajar con documentos de Word sin la necesidad de tener instalado el programa en tu computadora, lo que te brinda mayor flexibilidad y movilidad para realizar tus tareas y proyectos.
Extensión de Google Chrome
Una opción muy conveniente para editar archivos de Word es la extensión de Google Chrome. Al instalarla en tu navegador web, podrás arrastrar y abrir rápidamente archivos con extensión DOC o DOCX. Estos se abrirán directamente en Chrome a través de una ventana de Google Docs, sin necesidad de buscar el archivo en tu ruta local o subirlo previamente a Google Drive.
También puedes acceder a estos archivos al abrir un archivo adjunto en Gmail o como archivo dentro de Google Drive. Recuerda que los archivos se pueden editar y guardar en sus extensiones originales de Office. Lo mejor de todo es que el único requisito para utilizar esta opción es tener Google Chrome instalado, por lo que podrás acceder a los documentos de Word desde Windows, macOS y Linux.
Herramientas en la nube
Las aplicaciones de almacenamiento en la nube ofrecen herramientas adicionales de compatibilidad con diversos tipos de proyectos. Aunque OneDrive pertenece a Microsoft y es totalmente compatible con las aplicaciones de la compañía, otras herramientas como Google Drive, iCloud o Dropbox también permiten trabajar con documentos de Office.
Google Drive
Trabajar con documentos de Word (DOC o DOCX) en Google Drive es muy sencillo y rápido. Si necesitas abrir un proyecto de Microsoft desde Google Drive para visualizarlo o editarlo rápidamente, lo puedes hacer en cuestión de segundos, dependiendo del peso del documento y de la velocidad de tu conexión a Internet. Además, al tratarse de servicios en línea, es compatible con todas las plataformas: Windows, macOS y Linux.
Simplemente abre Google Drive y accede a tu perfil. Haz clic en el archivo de Word que deseas abrir y, sin soltar, arrástralo hasta la ventana de Google Drive. En pocos segundos, se subirá a tu carpeta raíz. Luego, haz doble clic en el archivo y se abrirá en la ventana de Google Docs. Verás que es un editor familiar con su barra de herramientas en la parte superior.
Una vez abierto, visualizado y, si es necesario, editado, puedes cerrar la ventana en cualquier momento, ya que Google Drive guarda automáticamente los cambios realizados. Si deseas guardarlo en tu ordenador, simplemente selecciona “Archivo” en el menú superior y haz clic en “Descargar”. Ahí podrás elegir el formato de salida, puede ser DOC de Word, pero también PDF, TXT, EPUB, entre otros.
iCloud (con Pages en línea)
El servicio de iCloud también ofrece la posibilidad de trabajar con documentos de Word. Con Pages en línea, podrás abrir, visualizar y editar archivos DOC o DOCX directamente en tu navegador web, sin necesidad de descargar ningún software adicional. Al igual que las otras opciones en la nube, podrás acceder a estos documentos desde cualquier plataforma compatible.
Al utilizar iCloud, simplemente inicia sesión en tu cuenta y abre Pages en línea. Luego, puedes cargar el archivo de Word que deseas trabajar. Una vez abierto, podrás editar o visualizar el contenido y, al igual que con Google Drive, los cambios se guardarán automáticamente en la nube. Para descargar el archivo en tu dispositivo, selecciona “Archivo” en la barra de herramientas y haz clic en “Descargar”.
Acceso a la aplicación Pages desde iCloud
Si tienes una cuenta con Apple, puedes acceder a la aplicación Pages desde iCloud en la versión web, a través de cualquier navegador web. Una vez que hayas iniciado sesión con tu usuario y contraseña, simplemente haz clic en el icono de Pages.
A continuación, se mostrará el directorio raíz con los documentos que hayas subido a iCloud Drive. Para abrir tu proyecto de Word, deberás hacer clic en el icono para subir archivos (una nube con una flecha apuntando hacia arriba) y seleccionarlo desde tu disco duro local.
Una vez que el archivo se haya cargado, lo cual solo tomará unos segundos, haz doble clic sobre él y se abrirá una nueva pestaña de Pages con el documento listo para ser editado.
Para guardar el archivo después de editarlo, simplemente haz clic en el icono de la llave inglesa en la parte superior y elige la opción Descargar una copia… En la ventana emergente, selecciona el formato de descarga que desees, como Word, Pages, PDF o EPUB.
Dropbox
Dropbox es otra de las opciones más populares de almacenamiento en la nube. Una vez que te hayas registrado y hayas iniciado sesión en tu perfil, basta con arrastrar el archivo de Word en formato DOC o DOCX para que aparezca en el directorio raíz de Dropbox.
Al hacer doble clic en el archivo, podrás visualizarlo sin problemas. Sin embargo, en este caso no es posible realizar ediciones en el documento utilizando Dropbox, ya que es simplemente un servicio de almacenamiento en la nube y no incluye herramientas de ofimática.
Por otro lado, Dropbox ofrece algunas opciones interesantes. Por ejemplo, si haces clic en el botón “Guardar como…” en la esquina superior izquierda, podrás guardar el documento en formato PDF, JPG o PNG. El botón “Compartir” en la barra de menú superior te permite conectar con otras aplicaciones, como GMail, Slack, Trello, Adobe Sign, Zoom, WhatsApp y muchas más. Además, si seleccionas la opción “Abrir” (junto a “Compartir”), podrás acceder a la versión en línea de Word o a Google Docs.
En la barra lateral derecha también encontrarás otro menú con algunas acciones interesantes. Además de descargar el documento, podrás firmarlo, añadir comentarios, ver estadísticas de tráfico y uso, revisar el historial de versiones y eliminar el enlace de acceso directo, entre otras opciones.