Lean Portfolio Management: Acelerando la Innovación en un Mundo Cambiante
Hoy en día, las organizaciones se enfrentan a una economía global en constante cambio y al impacto de la disrupción digital. Para ser más competitivas y adaptarse a este ritmo acelerado, las empresas necesitan actualizar y adaptar la forma en que trabajan, planifican y se financian. Sin embargo, los enfoques tradicionales hacia la gestión de carteras no son suficientes para alcanzar las estrategias y entregar soluciones innovadoras de manera ágil.
¿Qué es Lean?
Lean se define como un conjunto de prácticas de gestión diseñadas para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procesos. Su objetivo principal es reducir y eliminar actividades y desperdicios que no aportan valor, creando así eficiencias mejoradas y un flujo de trabajo ágil y eficiente. Se centra en ofrecer mayor calidad, reducir el tiempo de ciclo y disminuir los costos.
El rol de Lean Portfolio Management
Lean Portfolio Management (LPM) aplica los principios de Lean a la gestión de portfolios de productos, programas y empresas, con el fin de proporcionar un flujo de trabajo rápido y flexible que genere alto valor. Este enfoque mejora la forma en que las organizaciones toman decisiones relacionadas con el desarrollo de proyectos y productos.
El objetivo de LPM es entregar primero el trabajo más valioso, limitar el trabajo en proceso y las interrupciones, y alinear las tareas con los resultados estratégicos de la organización y la capacidad del equipo. A diferencia de enfoques improvisados, LPM requiere de una sólida planificación centrada en la estrategia de negocio.
Principios Clave de Lean Portfolio Management
La implementación de Lean Portfolio Management implica aplicar diferentes principios para alinear la estrategia empresarial con la ejecución. Al hacerlo, los administradores de carteras pueden identificar ineficiencias y eliminar áreas que no aportan valor a la organización. Los principales principios de LPM incluyen:
- Aumentar el valor y eliminar obstáculos para lograr un ciclo de entrega del equipo más rápido.
- Equilibrar la financiación de la capacidad con la demanda de oportunidades de alto valor y el estado futuro del equipo.
- Definir el valor y el alcance de los resultados deseados, en lugar de medir el éxito únicamente en la cantidad de productos.
- Administrar activamente las finanzas, los recursos y los activos de la organización con el valor en mente.
En resumen, Lean Portfolio Management es un enfoque estratégico que ayuda a las organizaciones a acelerar la innovación y a adaptarse al cambiante panorama empresarial. Al aplicar los principios de Lean, las empresas pueden mejorar su eficiencia, reducir costos y ofrecer soluciones de valor de manera más rápida y efectiva.
Pasos de Lean Portfolio Management
- Realizar la planificación estratégica, de inversiones y las operaciones. Establecer (y volver a ajustar cada trimestre) los objetivos basados en resultados y estratégicos. Detallar el trabajo que incluye el proyecto y las iniciativas que están en proceso, así como cualquier iniciativa que conlleve tiempo y esfuerzo. Es importante documentar por escrito todo el proceso.
- Elaborar un portafolio Kanban con la hoja de ruta. Estructurar el trabajo con cada una de las etapas del proceso y visualizarlo de manera compartida. Definir la lista de trabajos pendientes, las etapas antes de que comience el desarrollo y especificar qué significa “terminado” en cada etapa.
- Limitar el trabajo en progreso. Establecer límites de WIP para cada estado, utilizando para ello un sistema Kanban basado en valores. Acotar en cada etapa la cantidad máxima de elementos de trabajo para facilitar la concentración de los equipos. Estas limitaciones siempre pueden ser revisadas.
- Recopilar las métricas relacionadas con los KPI y abordar cualquier interdependencia o cuello de botella. Hacer un seguimiento del valor comercial entregado, cuánto tiempo tardan elementos de diversa complejidad en fluir y cuánto tiempo permanece el trabajo en cada etapa. Eliminar los impedimentos para mejorar sus procesos.
- Revisar el portafolio estratégico trimestralmente. Confirmar que el trabajo se adapta a la intención estratégica. Planificar de forma frecuente y adaptar el portafolio. LPM requiere un conjunto de eventos para establecer una cadencia para revisar y priorizar el trabajo propuesto.
- Realizar un análisis financiero del portafolio de manera mensual. Comparar las tendencias de gastos de las iniciativas con los objetivos. Con la misma periodicidad, es interesante revisar y compartir la hoja de ruta de la iniciativa con todas las partes interesadas.
Beneficios de Lean Portfolio Management
- Mejora el tiempo de lanzamiento al mercado y el ajuste del producto para lograr valor. Las versiones tempranas de los resultados se pueden entregar y probar antes de lo que lo se haría bajo los métodos predictivos tradicionales.
- Ajuste del producto del mercado. Los proyectos pueden tener una larga duración, lo que conlleva riesgos de resultados obsoletos. Lean Portfolio Management se basa en puntos de feedback cortos o iteraciones del producto mínimo viable, ayudando así a que el resultado final esté mejor ajustado a la demanda. Esto permite cambiar o finalizar el proyecto antes de entregar un producto desactualizado.
Conclusión:
La implementación de Lean Portfolio Management es clave para mejorar la toma de decisiones en las organizaciones en cuanto al desarrollo de proyectos y productos. Los beneficios de esta gestión son numerosos, ya que no solo impulsa la entrega de valor, sino que también reduce el tiempo de entrega al cliente y permite que los equipos sean más flexibles ante los cambios en las exigencias del mercado y los clientes. ¿Tu organización ha adoptado este enfoque de gestión?