Preguntas: ¿Qué es CC y CCO cuando mandas un correo electrónico?
Cuando enviamos un correo electrónico, notamos que en la parte superior del mismo podemos escribir el destinatario principal con un “Para…” además del asunto. Sin embargo, también tenemos la opción de agregar “CCO”. ¿Qué significa esto? ¿Qué diferencia hay entre CC y CCO en un correo electrónico? A continuación, te lo explicamos.
Independientemente del servicio de correo electrónico que utilicemos (ya sea Outlook, Gmail u otro), la mayoría de los clientes nos ofrecen la posibilidad de hacer clic en el botón “CCO” o, incluso, ver la etiqueta como “BBC” (copia de carbón oculta), y ambos cumplen la misma función.
¿Qué es CCO? ¿En qué se diferencia de CC?
CCO significa “copia de carbón oculta” (en inglés, “blind carbon copy”). Es una opción que nos permite enviar copias de un correo electrónico a otros destinatarios, además de los destinatarios principales. Al utilizar CCO, podemos enviar una copia “oculta” o privada. ¿Qué significa esto? Que los destinatarios añadidos en CCO no podrán ver a los otros destinatarios en copia oculta, y los destinatarios principales tampoco sabrán que se envió una copia oculta a una tercera persona. Nadie sabrá a quién más se les envía el correo, excepto tú.
Por otro lado, utilizar CC implica hacer que todos los destinatarios sepan que han recibido una copia del correo. Normalmente, se utiliza CC para mantener a los destinatarios informados sobre una conversación o un tema específico. En cambio, CCO se utiliza con más frecuencia para mantener la privacidad de los destinatarios o evitar que se sientan abrumados por una gran cantidad de respuestas.
Es importante mencionar que existen otros campos en un correo electrónico, como podemos ver en Gmail. El primero es “Para” y es donde añadimos a la persona o personas a las que deseamos enviar el correo. Esta información es pública y podemos añadir diferentes destinatarios, quienes podrán ver a quiénes se dirigía el mensaje, así como los otros correos y direcciones.
Junto a CCO, también podemos encontrar “CC” o “copia de carbón”. Como su nombre lo indica, es una copia del mismo pero no es oculta. Podemos enviar una copia del cuerpo del mensaje o correo electrónico a otras personas, y estas sabrán que ha sido enviado a ellas. Los usuarios en copia podrán ver a los demás destinatarios en copia, en caso de que los haya.
¿Cuándo debemos utilizar CCO?
¿Por qué deberíamos usar CCO? Es sencillo, hay muchos casos en los que debemos enviar un mismo correo electrónico a muchas personas que no se conocen entre sí y no queremos revelar los datos personales o correos electrónicos del resto (además de incumplir la Ley de Protección de Datos o LOPD). Podemos hacerlo en un único envío añadiendo todas las direcciones en CCO. Por ejemplo, esto es útil para enviar notificaciones necesarias a tu comunidad de vecinos o comunicaciones a padres y madres de alumnos.
El uso de la copia oculta en los correos electrónicos: privacidad y buenas prácticas
En el mundo digital en el que vivimos, es esencial conocer las buenas prácticas al enviar correos electrónicos masivos, especialmente cuando se trata del uso de la copia oculta (CCO). Si bien esta función puede ser útil en algunas situaciones, también es importante tener en cuenta sus implicaciones de privacidad y cumplimiento legal.
La importancia de cumplir con la Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD)
Es crucial recordar que el uso incorrecto del correo electrónico puede considerarse una infracción leve si atentamos contra la LOPDGDD. Las sanciones por incumplimiento pueden llegar hasta los 60.000 euros. Por lo tanto, al enviar correos electrónicos masivos, debemos tener en cuenta estas regulaciones y asegurarnos de cumplir con las normativas de protección de datos.
La privacidad de los destinatarios de la copia oculta
Es fundamental tener en cuenta que la privacidad de los destinatarios de la copia oculta no está garantizada y puede verse comprometida. A diferencia de los destinatarios principales, los destinatarios de la copia oculta no son visibles para otros receptores del correo. Sin embargo, no hay garantía de que su identidad no sea revelada a terceros involuntariamente.
Por lo tanto, es necesario utilizar la copia oculta con precaución y solo en situaciones apropiadas donde sea realmente necesario proteger la privacidad de ciertos destinatarios.
Ejemplos de uso de la copia oculta
Una situación donde el uso de la copia oculta puede ser conveniente es cuando deseamos enviar una copia oculta a un tercero sin que los destinatarios principales sean conscientes de ello. Esto puede permitir al remitente incluir información adicional o hacer un seguimiento sin afectar la privacidad o percepción de los destinatarios principales. Por ejemplo, si estamos solicitando información a una inmobiliaria sobre opciones de hipoteca y queremos copiar a nuestro abogado en el correo sin que los destinatarios principales lo sepan.
Otra situación podría darse cuando se requiere tener un registro de una conversación o intercambio de información importante y deseamos asegurarnos de que una persona específica esté al tanto de ese contenido. Por ejemplo, si estamos enfermos y queremos comunicar a nuestro coordinador, pero también queremos que nuestro jefe esté al tanto de nuestra situación, podemos poner en copia oculta a nuestro jefe en el correo.
En el ámbito laboral, también puede ser útil utilizar la copia oculta cuando recibimos amenazas o comentarios inapropiados de un compañero por correo electrónico. De esta manera, nuestros jefes pueden seguir la conversación sin que el compañero se dé cuenta.
Cómo enviar copia oculta en un correo electrónico
El método para enviar copia oculta dependerá del servicio o cliente de correo electrónico que utilicemos. A continuación, se describen los pasos básicos para hacerlo en Gmail y Outlook:
Gmail:
- Haz clic en el botón “Redactar” en la esquina superior izquierda de la pantalla.
- En la parte superior de “Mensaje nuevo”, verás dos símbolos a la derecha de la fila “Para…”: Cc y CCO.
- Haz clic en “CCO” y se abrirá una nueva fila donde podrás agregar los destinatarios ocultos.
Outlook:
- Haz clic en “Mensaje nuevo”.
- En la fila “Para”, a la derecha, encontrarás dos botones para añadir CC y CCO.
- Haz clic en “CCO” y se abrirá una nueva fila debajo de “Para” para agregar los destinatarios ocultos.
Cómo identificar si un correo tiene copia oculta
Puede resultar difícil identificar si un correo tiene copia oculta ya que los destinatarios de la copia oculta no son visibles para los demás receptores. Sin embargo, es posible notar la presencia de la copia oculta si aparecen destinatarios que no estaban en la lista principal o en la lista de copia.
Es importante respetar la privacidad de los destinatarios y no revelar su identidad a otros sin su consentimiento expreso.
En resumen, el uso de la copia oculta en los correos electrónicos puede ser útil en ciertas situaciones, pero también debemos ser conscientes de las implicaciones legales y de privacidad. Es fundamental cumplir con las regulaciones de protección de datos y actuar con responsabilidad al utilizar esta función para garantizar la confidencialidad de la información y el respeto a los derechos de los destinatarios.
¿Cómo detectar las copias ocultas en un correo electrónico?
En ocasiones, puede resultar complicado saber si el remitente de un correo ha añadido a más usuarios de forma oculta. Sin embargo, existen algunas formas de detectarlo, aunque no sea posible averiguar directamente quiénes son las otras personas en copia.
1. Revisar las direcciones de correo electrónico en el campo “CC”
Al hacer clic en el campo “CC” del correo electrónico, puedes ver una lista de todas las direcciones de correo electrónico a las que se ha copiado el mensaje. Es probable que alguna de las personas no se haya dado cuenta de que no están en copia oculta.
2. Pedir confirmación al remitente
Si sospechas que hay copias ocultas en un correo electrónico, puedes pedir confirmación al remitente y preguntar si se ha enviado alguna copia oculta. De esta forma, podrás obtener la información que necesitas.
3. Utilizar herramientas de seguimiento
Algunos programas de correo electrónico ofrecen la opción de seguimiento, lo que te permite ver quién ha abierto el correo y a quién se le ha copiado. Esta funcionalidad puede ser útil para identificar posibles copias ocultas.
4. Acceder al servidor
Si el sistema de correo es de un servidor propio y tienes acceso a él, es posible que puedas acceder a la información sobre las copias ocultas. No obstante, esto requiere conocimientos informáticos y acceso autorizado.
Es importante tener en cuenta que la privacidad de los correos electrónicos puede ser limitada, y es posible que alguien realice copias ocultas sin que se detecte. Por tanto, es crucial ser cuidadoso con la información que se comparte a través de correos electrónicos, especialmente si no se sabe con quién se está compartiendo.